Pracownicy Urzędu Gminy Psary wraz z kierownictwem rozpoczęli realizację projektu „Prosty język” w pismach i dokumentach, które kierują do mieszkańców. W poniedziałek 17 października wzięli udział w warsztatach prowadzonych przez dr hab. Tomasza Piekota z pomocą Krajowej Szkoły Administracji Publicznej.

Trudne, zawiłe słownictwo i skomplikowana terminologia to częste słowa mieszkańców po lekturze urzędowych dokumentów. Język, którym często posługują się urzędnicy zawiera słowa i zwroty, których nie używa się w życiu codziennym i jest po prostu niezrozumiały. Dlatego chcemy, by nasi mieszkańcy czytając pismo z urzędu gminy nie zastanawiali się co autor miał na myśli tylko mogli uzyskać jasną i klarowną informację w ich sprawie.

Urzędowo ale zrozumiale

17 października wójt Tomasz Sadłoń, zastępca Marta Szymiec, sekretarz Mirella Barańska-Sorn oraz pracownicy Urzędu Gminy Psary spotkali się z dr hab. Tomaszem Piekotem - językoznawcą i współtwórcą Pracowni Prostej Polszczyzny Uniwersytetu Wrocławskiego, który opowiedział im jak w prosty sposób pisać o często skomplikowanych tematach. Szkolenie składało się z części wykładowej oraz pracy warsztatowej. Jako pierwsi w warsztatach uczestniczyli wybrani przedstawiciele każdego z referatów, którzy na co dzień wysyłają najwięcej pism do mieszkańców. Analizowali oni wzory dokumentów wysłanych do mieszkańców i wspólnie ze szkoleniowcem pracowali nad nowym, bardziej czytelnym wzorem dokumentów. Poznali również techniki, dzięki którym trudne i zawiłe zagadnienia można opisać zrozumiałym, łatwo przyswajalnym językiem dla wszystkich.

- Szkolenie było bardzo potrzebne i wiele wniosło do sposobu patrzenia na pisma urzędowe. Pokazano nam, jak treść naszych pism rozumie mieszkaniec, a co ważniejsze - dlaczego czasem ich nie rozumie. Jak w sposób prosty, często zmieniając jedynie formę, przekazać informacje i nie zmienić ich sensu . Czasem wystarczy zmienić słowo, skrócić zdanie, wyeksponować najważniejszą część informacji. Dzięki temu szkoleniu wiemy co zmienić i jak to zrobić! - mówi Naczelnik Wydziału Przedsięwzięć Publicznych Anna Kotela.

Jakie to zmiany?

Według nowych opracowanych zasad podczas warsztatów, pisma nie będą zawierać skomplikowanych określeń, zdania będą krótkie i proste, przepisy przedstawione w sposób zrozumiały i czytelny, najlepiej "własnymi słowami". Zdajemy sobie sprawę, że to proces wieloletni i długotrwały, ale najważniejszy jest końcowy efekt - zadowolony mieszkaniec.
Pierwsze zmiany będą dotyczyły konstrukcji pisma, podzielimy je na jasne i czytelne sekcje, zmniejszymy liczbę stron oraz zredagujemy listy tak by przekazać najważniejszy komunikat  adresatowi już w pierwszych kilku zdaniach.

Zmiany nie tylko na papierze

Planowana jest także rozbudowa urzędu gminy, polegająca na dobudowie na parterze biura obsługi klienta i kilku pomieszczeń biurowych. To rozwiązanie pozwoli interesantom na załatwienie swoich spraw szybko i w jednym miejscu, a osoby z niepełnosprawnościami będą mogły przemieszczać się swobodnie – bez pokonywania żadnych schodów. Zamierzamy również ulepszyć obsługę telefoniczną.